Tener un enfoque claro dentro de una PyME con respecto a la ágil gestión es una estrategia certera para eliminar los tiempos muertos. Las herramientas tecnológicas y los diferentes softwares permiten que haya predictibilidad dentro de la cadena de suministro, de esta forma no solo se minimizan, también significa tener beneficios para tu negocio.
A continuación, te contaremos más sobre este concepto y algunas formas para eliminarlos. ¡Entérate aquí!
¿Qué son los tiempos muertos y cómo detectarlos?
Los tiempos muertos pueden deberse a distintas razones; pueden hacer referencia al tiempo de ocio de los empleados y la falta compromiso; pero también, al incumplimiento causado porque un operador no puede cumplir con su carga de trabajo debido a una falla ajena, como el daño de una máquina.
Los ejemplos pueden ser distintos, pero ¿cuáles suelen ser las causas más frecuentes? El negocio suele ser tan competitivo que las compañías que no brinden un buen servicio al cliente no permanecerán en el mercado.
Está comprobado que un cliente comparte su buena experiencia a 3 personas a su alrededor, mientras que una mala experiencia se duplicará en número.
Los tiempos muertos pueden hacer referencia a:
- Línea de producción mal diseñada.
- Daños en las máquinas.
- Distribución con retrasos.
- Unidades defectuosas.
- Órdenes de trabajo mal gestionadas.
- Falta de comunicación.
Sin duda, todo esto se traduce en pérdida de ganancias, disminución de la productividad e incluso, el fracaso de una pequeña empresa. De allí la importancia de crear estrategias para contrarrestar y eliminar los tiempos muertos.
¿Cómo podemos detectarlos?
Como primera medida es fundamental conocer los problemas que existen de fondo según la necesidad de la empresa. Gracias a la implementación de herramientas tecnológicas es posible automatizar algunas tareas; pero también, este vuelco digital ha puesto sobre la mesa la necesidad de que el personal trabaje de forma colaborativa y ordenada en pro del cliente. Con esta arquitectura es posible mejorar las actividades diarias y, por lo tanto, el rendimiento de cada trabajador.
Identificar las cadenas de valor, permitirá automatizar tareas en pro de la mejora continua. Lo fundamental para esto es elegir las soluciones de gestión de los procesos antes de automatizarlas de forma deliberada.
Los llamados cuellos de botella en la comunicación y delegación de las tareas comprenden cerca del 90 % del tiempo muerto.
Mediante el Mystery Shopper
Los Mystery Shoppers o compradores misteriosos tienen como fin, medir el nivel y la calidad de la atención al cliente, la de los productos y demás factores que comprenden esta cadena. Principalmente, cumplen con una tarea fundamental, puesto que detectan los aspectos que requieren una mejora.
¿Cuáles son sus funciones?
- Evaluar la experiencia de compra.
- Documentar la experiencia.
- Interactuar con los empleados.
- Realizar preguntas acerca de un producto.
- Evaluar la atención al cliente.
La información ofrecida por los sistemas de adquisición de datos en los procesos, ayuda a contrarrestar problemas específicos.
Un Mystery Shopper debe ser una persona con buenas habilidades de comunicación, pues una de sus principales responsabilidades es interactuar con los empleados para captar la mayor parte de los datos. En Marketing, esta información será fundamental para detectar con precisión los errores operativos y eliminar los tiempos muertos.
La competitividad global está impulsando la necesidad en los nuevos negocios de mejorar su rentabilidad. Te brindamos algunos consejos para eliminar los tiempos muertos.
- Planeación estratégica. Las distracciones suelen ser las principales razones de los tiempos muertos, esto no solo hace referencia al tiempo de ocio, sino a la cantidad ilimitada de correos innecesarios, las notificaciones del celular, las llamadas constantes que se puede resumir en un mensaje corto y conciso.
Enfocar las tareas al cumplimiento de los KPI ‘s, delegar tareas según el orden de prioridad y una a la vez, puede resultar beneficioso para tu PyME.
- No desmotives a tus trabajadores. Aunque se trate de un flujo de productividad, es importante tener en cuenta que de ninguna manera se relaciona con una lista infinita de metas diarias. Opta por sistematizar algunos procesos y distribuir, conforme el avance de tu negocio, las tareas. Recuerda: Un día a la vez.
- Evita los embudos. La sobrecarga de trabajo en una persona generará un aumento en los tiempos muertos. No tengas miedo de delegar las tareas, el punto está en tener como premisa el trabajo colaborativo, en el que todos tiene un mismo fin. Procura tener una buena comunicación con los empleados, de esta forma podrás identificar saturaciones y ponerlas en las manos indicadas.
- Da a conocer las metas. Genera el escenario adecuado para que los trabajadores se mantengan motivados y estén alineados con las metas que se han comunicado. Incentivarlos para realizar sus ideas y valorar sus aportes, será una gran herramienta.
Conclusiones
Incorporar técnicas y métodos de optimización que apunten a la maximización de la eficiencia de tu PyME dependerá también del valor que se le dé a los empleados.
Aunque existen muchos retos y situaciones en las que su solución no es inmediata, mantener un equipo de trabajo consolidado permitirá la notoria disminución de tiempos muertos.
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